17 estrategias probadas para mejorar la comunicación en el lugar de trabajo



mejorar la comunicación en el lugar de trabajo

Denise había pensado en todo.



Su estudio de arquitectura estaba a punto de conseguir un gran cliente nuevo, y ella estaba a cargo de asegurarse de que su reunión de RFP los deslumbrara. Tenía la propuesta impresa y encuadernada, había pedido un letrero de bienvenida personalizado e incluso estaba organizando la reunión en el restaurante local favorito del cliente potencial.

Todo estaba listo para el jueves.

Solo había un problema: nadie le dijo a Denise que la reunión se había pospuesto para el martes.



En el gran día, Denise fue tomada por sorpresa. La propuesta se imprimió apresuradamente en la impresora en blanco y negro de la empresa después de que llegó el cliente y la reunión no impresionó. Finalmente, el negocio se fue a otra empresa.

¿Qué salió mal? En el camino, Denise fue sacada accidentalmente de una cadena de correo electrónico con otras 30 personas en ella. A pesar de sus mejores intenciones y todo su arduo trabajo, ella (y su empresa) nunca tuvieron la oportunidad, todo debido a una falla en la comunicación en el lugar de trabajo.

Como demuestra el ejemplo anterior, la comunicación imprecisa en el lugar de trabajo puede tener graves consecuencias.



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La comunicación en el lugar de trabajo es particularmente desafiante porque no hay ningún aspecto de su empresa que no toque.

Es un problema que debe resolverse en todos los niveles, desde el nivel de igual a igual hasta el nivel de informe directo del gerente, hasta el nivel de departamento y de toda la empresa. Cada uno de estos niveles tiene una dinámica diferente con sus propios desafíos únicos, y solo se vuelven más difíciles a medida que su empresa crece.

Así que aquí están nuestros consejos probados y verdaderos para abordar estos desafíos de frente y eleve la comunicación de su lugar de trabajo a nuevas alturas . Los hemos organizado por nivel para ayudarlo a encontrar la solución adecuada para el problema al que se enfrenta.

De igual a igual
Informe directo del gerente
Departamento
Toda la empresa

De igual a igual

1. Inicie un sistema de amigos

amistades

El año pasado en Dcbeacon , lanzamos un programa de amigos para los nuevos empleados, y lo hizo maravillas para nuestra comunicación interna .

El programa fue así: a cada nuevo miembro del equipo de Dcbeacon se le asignó un amigo de un departamento diferente para ayudarlo con la Proceso de integración , responda cualquier pregunta que puedan tener y sirva como recurso personal y profesional. La idea era ayudar a los nuevos empleados a adaptarse a la cultura de la empresa y brindarles el apoyo de alguien que no sea su gerente.

Uno de los beneficios inesperados que encontramos fue que aumentó la comunicación entre departamentos. Los lazos forjados en el proceso de amigos tendían a durar mucho más allá del período de incorporación, y los amigos pudieron hacer surgir las necesidades y desarrollar formas de colaborar en proyectos en todos los departamentos de formas que no habíamos visto antes.

2. Realizar almuerzos interdepartamentales

Los almuerzos interdepartamentales son una manera fantástica de hacer que personas de diferentes equipos y departamentos hablen.

Además de la conexión que resulta de conocer las historias, los intereses y las metas personales de los demás, estos almuerzos también son una forma de fomentar la colaboración entre departamentos.

Los departamentos a menudo enfrentan problemas que parecen insuperables, pero solo porque no tienen las herramientas necesarias para resolverlos. Mientras tanto, la experiencia que necesitan podría estar sentada al final del pasillo.

Tomemos como ejemplo el servicio al cliente y el marketing. En la mayoría de las empresas, estos departamentos no interactúan mucho en absoluto; de hecho, es posible que las personas de esos equipos ni siquiera sepan lo que hace el otro en todo el día.

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En realidad, estos departamentos están inextricablemente vinculados. Visto desde un alto nivel, tanto el marketing como el servicio al cliente tocan exactamente la misma experiencia del cliente: son simplemente paradas diferentes en el mismo viaje.

Puede haber formas en que el marketing pueda fortalecer la experiencia del usuario final mediante la creación de materiales educativos, o que el servicio al cliente pueda ayudar al marketing a articular mejor la propuesta de valor de su o.

Pero nunca se darán cuenta de esto hasta que los departamentos interactúen. Así que alquile un camión de tacos y pase una tarde por trimestre reuniendo a personas de diferentes lados de la casa. Nunca se sabe lo que se les ocurrirá.

3. Vaya fuera del sitio para la creación de equipos

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Además de ser muy divertido, los ejercicios de formación de equipos pueden mejorar las comunicaciones entre individuos. Pasar un día fuera del sitio haciendo otra cosa que no sea el trabajo ayudará a sus empleados a romper las barreras que impiden que la comunicación se conecte y comunique.

Una de las mejores formas de fortalecer los lazos de su equipo es a través de actividades de fitness. Ya sea que se trate de un desafío de empuje hacia arriba o un campamento de entrenamiento diario, puede matar dos pájaros de un tiro, fortaleciendo los lazos y la comunicación del equipo mientras crea un personal más saludable y ivo en el proceso.

La formación de equipos en ocasiones tiene mala reputación, pero la verdad es que la formación de equipos no tiene por qué ser poco convincente. Consulte nuestra lista de 39 ideas increíblemente divertidas para la formación de equipos . (La confianza no está incluida).

Informe directo del gerente

4. Mida el sentimiento de los empleados con 15 cinco

No puede resolver un problema sin primero saber cuál es ese problema, y ​​la mejor manera de averiguar qué funciona y qué no funciona para su equipo es preguntándoles.

15 cinco es una de nuestras soluciones favoritas para medir el sentimiento de los empleados, particularmente entre los gerentes y sus subordinados directos. Su software hace que sea increíblemente fácil encuestar a su organización y medir el sentimiento de los empleados sobre cualquier cosa.

15 encuesta de comunicación de cinco informes

15five se desarrolló en torno a la idea de que un informe simple que toma solo 15 minutos para que un empleado lo complete y cinco minutos para que lo lea un gerente tendrá un impacto enorme en la satisfacción general de su fuerza laboral. Su plataforma hace que sea muy sencillo integrar esta práctica en la rutina semanal de su empresa.

Además de la retroalimentación general, asegúrese de hacer preguntas cualitativas sobre cómo se sienten los subordinados directos Comunicaciones internas - ¿Sus empleados se sienten informados? ¿Sienten que el liderazgo se esfuerza por mantenerlos conectados? ¿Qué pasa con el tono de la comunicación? ¿Es robótico o transmite emoción? ¿Es coherente con su cultura? ¿Tu marca?

5.Asegúrese de que sus empleados sean siempre los primeros en enterarse

Uno de los peores errores que puede cometer una empresa es no contar primero a sus propios empleados las noticias de las grandes empresas.

Es un problema más común de lo que piensa. La mayoría de las veces, los grandes anuncios provienen del departamento de comunicaciones de la empresa. Muchos de estos equipos están tan enfocados en el exterior que notifican a la prensa antes que a sus propios empleados.

Además, los profesionales de las comunicaciones pueden estar preocupados por las filtraciones (accidentales o de otro tipo) que rompen los embargos por los que han trabajado tan duro para asegurar, por lo que mantener el secreto puede parecer una buena práctica.

Pero lo último que desea es que sus empleados aprendan sobre un cambio estratégico, una fusión o una reorganización importante de un bloguero. Cuando los empleados leen noticias sobre sus propias empresas en blogs o sitios de noticias antes de escucharlas de su empleador, esto indica que a la empresa no le importa mantenerlos informados o no les confía información confidencial.

Esta debería ser una regla estricta y rápida: no permita que los empleados se enteren de anuncios importantes de nadie más que usted. Como mínimo, puede programar los anuncios internos para que coincidan con los externos para que los empleados se sientan integrados.

6. Saltar reuniones de nivel

Hemos discutido muchas veces sobre la importancia de los mandos intermedios - después de todo, son la línea directa con la alta gerencia, y son los que están en las trincheras ejecutando todas esas estrategias de alto nivel soñadas en las oficinas de la esquina.

Tan importante como es la gerencia media, tienden a actuar como un filtro entre los empleados y los líderes, y de vez en cuando, es bueno eliminar este filtro de la ecuación para asegurarse de que no se pierda nada en la traducción, o para mostrar cualquier sugerencia que los empleados puedan dudar. para compartir con sus gerentes directos.

Eso es exactamente para lo que están diseñadas las reuniones de salto de nivel.

En una reunión de salto de nivel, una empleada se reúne con el jefe de su jefe. La ventaja es que el empleado tiene acceso directo al punto de vista del líder, uno que probablemente sea mucho más estratégico y centrado en el largo plazo que en el día a día.

Esto la ayudará a tomar decisiones más estratégicas en su función diaria. Del mismo modo, el líder obtiene una visión sin filtros de lo que está funcionando y lo que no en el nivel de ejecución.

Departamento

7. Celebre las victorias

Uno de los errores más grandes que vemos que las empresas cometen es tender la mano solo cuando las cosas van mal y dar por hecho el éxito.

Celebre los logros de su equipo.

Crea un premio mensual para obtener un rendimiento estelar y anunciarlo en su próxima edición en el boletín informativo de su empresa. Asegúrese de mostrar a las personas que constantemente hacen las cosas correctas y entregan un trabajo increíble para que sepan que no las da por sentado.

8. Romper su adicción al correo electrónico

Uno de los mayores desafíos de comunicación que enfrentan los lugares de trabajo es la dependencia del correo electrónico.

¿Por qué es un problema el correo electrónico?

Para empezar, el correo electrónico crea silos de información. Si bien no es completamente uno a uno, el correo electrónico por diseño limita la comunicación al número de personas en las líneas 'para' o 'cc'.

¿Cuántas veces se ha encontrado “enganchando” a sus colegas en una cadena de correo electrónico innecesariamente larga y complicada, solo para tener que reiterar la misma información dos o tres veces? Todo esto tiende a inhibir la transparencia y a mantener la información bloqueada en cubos departamentales.

A pesar del creciente consenso de que enviar demasiado correo electrónico es una mala práctica, el correo electrónico sigue siendo la norma para la mayoría de las comunicaciones en el lugar de trabajo. Esto se repitió en nuestro reciente informe State of the Office Manager (la primera encuesta de este tipo a cientos de gerentes de oficina de todo EE. UU.) El 71% de los encuestados afirmó que el correo electrónico seguía siendo su método de comunicación preferido.

Una forma de romper con el correo electrónico es con Flojo , la aplicación de mensajería omnipresente para nuevas empresas tecnológicas y otras empresas igualmente modernas en todo el mundo. Con Slack, las empresas han podido reducir el tráfico de correo electrónico a casi la mitad , así como reducir la cantidad de tiempo dedicado a las reuniones.

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A diferencia del correo electrónico, Slack es un intranet de la empresa diseñado pensando en la transparencia. Los usuarios crean canales donde pueden discutir temas que cualquier persona de la empresa puede ver. Si se le agrega a un proyecto en las etapas posteriores, puede ver y buscar conversaciones para ponerse al día rápidamente sobre el estado de las distintas partes móviles.

Y con preferencias de notificación altamente personalizables, puede configurar Slack y su Aplicaciones de Slack para que no lo distraigan durante sus períodos más altos de ividad.

Slack es muy intuitivo, pero lleva algún tiempo dominarlo. Revisa Fast Company lista de 'Slack Hacks' para obtener algunos consejos de nivel profesional.

psych vamos a doo wop de nuevo

9. Guarde los teléfonos en las reuniones

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Seguro que puede ser tentador, pero cuando te sientes para una reunión, asegúrate de que tu teléfono no esté al alcance de la mano.

Nada dice más 'Siento un desdén absoluto por todos en esta sala' que revisar su teléfono durante las reuniones.

Poner su teléfono boca abajo, o mejor aún, en su maletín o bolso, lo ayudará a asegurarse de estar más presente en reuniones uno a uno . Esto, a su vez, le ayudará a sacar más provecho de estas reuniones y fortalecerá su relación con sus colegas.

10. Implementar herramientas de gestión de proyectos

Hablando de correo electrónico, uno de los mayores errores que cometen las empresas es confiar en los canales de comunicación generales cuando se necesita una solución más específica.

Considere un equipo de ingeniería o desarrollo de os, para quien los plazos y las actualizaciones de estado deben ser monitoreados de manera consistente y efectiva. Para estos equipos, incluso Slack no suele ser suficiente.

Afortunadamente, existen toneladas de excelentes herramientas de gestión de proyectos. Basecamp, Trello o Jira, son algunos de los más conocidos y queridos.

11.Hazlo personal

La autenticidad es clave en las comunicaciones en el lugar de trabajo. Como ya vimos, llegar a la verdad es muy importante cuando se trata de alcanzar sus objetivos comerciales y no puede hacerlo sin comunicaciones auténticas.

Una de las mejores formas de establecer la autenticidad es fomentar la vulnerabilidad.

Una táctica que usamos es comenzar las reuniones de personal con un ejercicio de vulnerabilidad. Antes de nuestras reuniones semanales de liderazgo, se les pide a los participantes que compartan algo personal con el grupo. El líder de la reunión viene preparado con un aviso y todos intervienen.

A continuación, se muestran algunos temas para comenzar con la vulnerabilidad en su próxima reunión:

  • Comparte la mejor lección que hayas aprendido de cualquiera de tus padres.
  • Nombra tu mayor desafío personal y cómo lo superaste.
  • Nombra tu mayor temor en la vida.
  • Nombra la cosa número uno con la que estás luchando hoy.
  • Nombra tu logro más orgulloso.
  • Nombra a la persona más influyente en tu vida que no esté relacionada contigo.

La vulnerabilidad compartida ayudará a romper barreras y establecer confianza, y le permitirá hablar más abiertamente con su equipo. Esta comunicación mejorada seguirá basándose en este valioso relación entre empleador y empleado . La vulnerabilidad también es esencial cuando se trata de expresar el disenso, que es tan importante para llegar al meollo de los problemas que más importan a su empresa.

Toda la empresa

12. Mantener horas de oficina

Toma prestada una página del libro de jugadas de tu profesor universitario favorito y anima a tu equipo de liderazgo a mantener un horario de oficina regular.

No tiene que ser mucho, solo una o dos sesiones por mes serán suficientes, pero hacer que sus líderes senior estén disponibles puede hacer maravillas para la comunicación en el lugar de trabajo.

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La belleza de esta táctica es que los beneficios van en ambos sentidos.

Su equipo agradecerá el acceso y se sentirá atendido y que su opinión es importante. Mientras tanto, su liderazgo escuchará un punto de vista que de otra manera nunca hubieran considerado.

13. Buzón de sugerencias

Si bien puede que no parezca un poco anticuado, no descarte el buzón de sugerencias de la vieja escuela.

Ya sea que opte por una versión física o digital, esta táctica probada y verdadera tiene una gran ventaja: el anonimato. Cuando los empleados pueden comentar de forma anónima, están mucho más dispuestos a decirle al liderazgo la verdad sobre los problemas que importan.

Si instalar una caja de seguridad real no le atrae, hay muchas versiones digitales para elegir. Formularios de Google y Survey Monkey son formas excelentes de solicitar comentarios y al mismo tiempo preservar el anonimato, o intentar Buzón de sugerencias gratuito (El nombre lo dice todo).

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Por supuesto, para que esto funcione, el liderazgo debe abordar las sugerencias que reciben, ya sea en reuniones de todo el personal o en otras comunicaciones de toda la empresa. Si los empleados sienten que el buzón de sugerencias es un agujero negro, podría doler más que ayudar.

14. Celebre reuniones generales periódicas

Hablando de ... la reunión de todos es una de las mejores formas de crear un sentido compartido de misión y propósito para su empresa, así como celebrar victorias y permitir que los empleados de diferentes departamentos se unan.

En Dcbeacon tenemos dos manos libres cada semana en nuestra sede en Culver City.

Los lunes son un comienzo semanal con anuncios de nuestra increíble Vibe Manager Liza , así como presentaciones de nuevas contrataciones y actualizaciones sobre metas y métricas mensuales. Los jueves son nuestra sesión semanal de Sensei, que presenta presentaciones de desarrollo personal y profesional dirigidas tanto por líderes como por empleados.

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hora de comer cereal

Es cierto que este nivel de frecuencia podría no ser práctico para todos.

Si es una empresa más grande, busque una reunión de todos los participantes al menos una vez por trimestre. A menudo, estos 'all-hands' son el único momento en que toda la empresa puede interactuar en un nivel cara a cara o tener la oportunidad de hacer preguntas a su CEO, por lo que querrá usarlos para implementar nuevas metas trimestrales. y actualice a su equipo sobre el progreso y los logros. También recomendamos crear un video recapitulativo o una grabación de video de la reunión de todos para asegurarse de que su empresa esté abordando claramente comunicación corporativa interna goles para los ausentes y empleados remotos .

15. Preguntas y respuestas

Las preguntas y respuestas son otra excelente manera de solicitar comentarios y demostrar un compromiso con la transparencia.

Realizamos preguntas y respuestas abiertas una vez al mes en nuestras reuniones de manos libres. Se les pide a los empleados que envíen preguntas con anticipación o pueden hacerlas en persona durante la reunión. Nada está fuera de los límites y nuestro líderes resilientes haga un esfuerzo por ser lo más abierto posible.

16. Derriba las paredes (del cubículo)

Hay muchas cosas que puede hacer para fomentar una mejor comunicación solo en el diseño de su oficina.

Los diseños de oficinas abiertas, por ejemplo, tienen algunas ventajas importantes en lo que respecta a las comunicaciones, incluida la facilidad para que los empleados interactúen cara a cara.

oficina abierta

Cuando los empleados están en oficinas o cubículos cerrados, es mucho menos probable que se reúnan en persona y es más probable que envíen correos electrónicos (lo cual, como hemos visto, tiene sus inconvenientes).

Entonces, si desea fomentar una mayor comunicación en persona (y debería hacerlo), siga adelante y derribe esos muros.

17. Colabora en la nube

Una cosa que puede dañar la comunicación es el acceso. Su equipo necesita un fácil acceso a documentos cruciales. A medida que evoluciona la tecnología es aún más importante mantener estos documentos a salvo.

Una cosa que puede hacer es almacenar sus documentos más importantes, como las pautas de la empresa, las plantillas importantes o las hojas de objetivos, en vivo en la nube para que cualquiera pueda acceder a ellos. Google Drive, DropBox o la unidad compartida de su empresa son excelentes formas de mantener este tipo de documentos al alcance de su equipo.

BONIFICACIÓN: ¡no se olvide de los empleados remotos!

Finalmente, existe una buena posibilidad de que una parte de su fuerza laboral no trabaje en la sede de su empresa.

¿Tiene un almacén fuera del sitio? ¿Una oficina de ingeniería de satélites en otra ciudad, o incluso en otro país? UN puñado de empleados remotos que trabajan desde casa ? ¿Un equipo de ventas externo que no viene a la oficina?

Puede ser fácil olvidar que todo lo que hemos discutido hasta este punto también se aplica a ellos. Sus empleados remotos deben sentirse tan cuidados, incluidos y al tanto como sus empleados en la sede.

Entonces, en su reunión de manos libres, asegúrese de que haya un video en vivo o una transmisión de audio para que lo sigan. Si haces una sesión de preguntas y respuestas, responde las preguntas de las personas que miran de forma remota. Y lleve a sus empleados, al menos una vez al año. A pesar de todas las increíbles herramientas de comunicación disponibles en la actualidad, nada supera la interacción cara a cara.

Conclusión

Como puede ver, la comunicación en el lugar de trabajo es más de lo que parece. Las emociones, los objetivos comerciales, las herramientas y la logística convergen, y a veces puede parecer que hay demasiadas partes móviles para concretar realmente su estrategia de comunicaciones.

El mejor consejo es recordar ponerse en el lugar de su empleado y tratar de ver las cosas desde su punto de vista. Si hace eso, las decisiones correctas serán obvias.

¿Cuáles son algunas de las tácticas que utiliza para mejorar la comunicación en su lugar de trabajo? Háganos saber en los comentarios a continuación.